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REQUISITOS PREVIOS PARA EL MEJORAMIENTO DE LAS COMUNICACIONES

Los requisitos previos para tener buenas comunicaciones son múltiples:

a) El organigrama de la organización debe estar en concordancia con la orientación de la comunicación. De ahí entonces, que los Supervisores tomarán la debida nota de aquellas observaciones que estimen de interés para mejorar las comunicaciones y el organigrama

b) Cada ejecutivo, supervisor, empleado trabajador, debe saber en todo momento qué es lo que él debe hacer, cómo y cuándo. Los Supervisores de plantas, departamentos, secciones y divisiones, deberán estar continuamente estudiando las obligaciones que cumplen sus subordinados. Deberán tratar de ser lo más detallistas posibles en la especificación de qué debe hacer el subordinado, cuándo, dónde, cómo y para qué, deberán quedar muy claras sus obligaciones especificas, dependencias y atribuciones (descripciones de cargo reales).

C) Las relaciones humanas están íntimamente ligadas con las comunicaciones y con éxito de la gestión. Cuando éstas son buenas, las comunicaciones son fáciles. Cuando son malas, las comunicaciones son casi imposibles.

D) Todo trabajador debe ser responsable directamente ante un solo y único Supervisor. En esta forma de organización se elimina la posibilidad de que los trabajadores reciban instrucciones contrapuestas, se conserva la autoridad del Supervisor y se hace posible que un solo hombre sea responsable del rendimiento de cada núcleo de la organización.

E) El Supervisor o Jefe debe ser más un guía que un técnico; un perito en hombres, tanto como perito en cosas. Cada vez que el Supervisor tenga problemas de trabajo con sus subordinados, deberá buscar principalmente el por qué de la conducta del subordinado. Luego, y antes de tomar una decisión, deberá considerar las diferencias individuales entre los hombres. Lo que para uno es malo, para otro es aceptable y para un tercero, excelente. Asimismo, tendrá presente que un hombre nulo en un cargo puede ser satisfactorio en otro.

F) Las comunicaciones deben basarse en unas cuantas reglas de funcionamiento relativamente estables. Deben especificarse los canales, y se han de indicar las prioridades y preferencias correspondientes a los tipos de mensajes.

G) Cada uno, en su escalón, debe ser responsable de la rapidez y de la fidelidad al transmitir la información. Los distintos Supervisores de los niveles deberán tener muy en claro que ellos integran un eslabón en la organización y que su deber es transmitir la información hacia abajo y hacia arriba en la empresa.

H) Todo el personal de la empresa debe colaborar en la puesta en marcha de un sistema de comunicación, instruyéndose al respecto y cooperando con sus compañeros de trabajo en la difusión y mantención del nuevo sistema de comunicación.

I) La información debe seguir normalmente la línea jerárquica establecida por el organigrama. Sólo en casos excepcionales podrá salirse de este curso y, en caso que se produjera esta situación, tanto el que recibe la información como el que la da, deberá agotar los medios para informar al respecto el escalafón saltado.

EN SÍNTESIS PARA EL DESARROLLO DE UNA COMUNICACIÓN ÓPTIMA SE REQUIERE:

· Dejar de lado el prejuicio y se tiene una actitud abierta de conocer a la otra persona.

· Desarrollar tolerancia frente a las diferencias de valores, creencias y hábitos.

· Que exista empatía: las personas son capaces de comprender los mensajes del otro, pero sin perder su propio marco de referencia.

· Que las personas se escuchan activamente.

· Desarrollar conductas asertivas.

· Utilizar la manera efectiva la retroalimentación, es decir, se aceptan y se hacen críticas constructivas.

· Crear el hábito de comunicar lo bueno, enfatizando en lo positivo del otro.

· Imposibilidad de no comunicar

· Niveles de contenido y relación

· Comunicación digital y analógica

· Puntuación de secuencia de hechos

· Relaciones simétricas y complementaria

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